在工作场所,无论我们处于什么位置,报告总是一项基本的工作技能,有些人报告工作逻辑清晰,列出数据,举例,陈述事实;有些人报告工作时没有重点,没有逻辑,说了很长时间不知道该做什么;这两种情况,我们在工作中经常遇到。
例如,小安是公司的一名新雇员。他向领导汇报会议的组织情况。他是这么说的。一般来说,我们原计划在星期三开会。我们需要参加星期三的会议。我们需要临时出差。我们需要调整会议时间。然而,b总是说,我们可以先开个会,告诉他他需要做什么。你觉得这样行吗?顺便说一下,W将军,我已经准备好了你昨天让我准备的材料。看看它。
回想起来,我们经常这样报道吗?上面的报告有什么问题吗?对于一个熟悉当前工作的人来说,他可能能够理解这样的报告。但对于忙于工作的高级领导人来说,可能没有多少关于工作的信息,所以上面的报告有一个很大的问题。
会议的名称是什么,具体的时间和地点是什么,与会者是谁,调整会议时间的建议是什么,b总是没有事先与w沟通,没有提到这些关键信息。此外,在报告的末尾,还有另一件事与报告的工作没有任何关系。
这类报告的最大问题是,逻辑不明确,关键信息没有得到反映,因此领导人无法获得有效的信息,而这反过来又会影响领导人的决策。
我们的大脑喜欢决定事物,不喜欢不确定的事物,观点的影响越大,就越有可能给我们的大脑留下深刻的印象。上面的报告没有反映关键的信息点,也没有很强的逻辑性和明显的观点,自然也不会给大脑留下深刻的印象。
那么,我们到底该如何正确报告呢?有几点建议。
良好的心态是成功的基础。做好任何事情都需要良好的心态,报告也不例外。在我们报告之前,我们应该冷静下来,相信我们能做一份成功的报告。告诉自己,最糟糕的结果是报告失败,受到领导的批评,但还有什么能给我们留下更深刻的印象呢?因此,保持一颗正常的心去报告工作,成功的可能性也会更大。
我们应该学会建立一个报告框架,用这个框架澄清我们的思路,使我们的报告工作具有逻辑性和组织性。报告工作包括两个方面,一个是要求工作,另一个是报告工作。
请求指示意味着,在我们接到任务后,工作还没有完成,我们需要征求领导的意见。我们建议遵循什么是--为什么--怎么做的基本框架,首先描述工作的内容和目标;其次,描述工作的必要性、目的和意义;最后,提出具体的做法和建议,供领导作出决定。
报告是指我们的工作已经完成,并就完成工作向领导汇报,建议遵循事实-观点(问题)-建议的基本框架,首先描述工作的结果、过程和具体工作的内容;其次,提出工作中发现的问题和他们自己的看法;最后,就发现的问题提出自己的建议,请作出决定。
无论是征求意见还是报告工作,我们都应该注意组织、逻辑、掌握重点,学会把工作分成几点(建议3点),要求工作重点放在建议上,报告工作重点放在结果上。
在建立这一框架的基础上,我们应该继续不断地实践和实践,这样我们在报道工作时就不会紧张,不会有不合逻辑,不会感到困惑,同时要不断地尝试错误,不断发现问题,不断修改我们的报告工作框架,提高我们的报告技能,提高我们的表达能力。
以上各点,供您参考。希望大家都能当家作主。